Starta aktiebolag – Kostnader och avdrag

Att starta aktiebolag innebär fler kostnader än själva registreringen. Förutom aktiekapital behöver du ofta räkna med utgifter för bank, bokföring, försäkringar, webbplats och andra tjänster som krävs för att verksamheten ska fungera.

Samtidigt är det viktigt att skilja mellan pengar som faktiskt är en kostnad och kapital som finns kvar i bolaget. Det är också bra att känna till vilka utgifter företaget normalt kan göra avdrag för och vilka kostnader som skattemässigt behandlas på ett annat sätt.

Olika sätt att starta aktiebolag

Du kan antingen bilda ett nytt aktiebolag från grunden eller ta över ett bolag som redan är registrerat. För den som vill komma igång snabbt är uppmaningen ”Köp lagerbolag” därför inte ovanlig. Ett lagerbolag har redan ett organisationsnummer. Det innebär att du slipper vänta på själva bolagsbildningen och snabbare kan gå vidare med verksamheten. Vilket alternativ som passar bäst beror framför allt på hur bråttom du har och hur mycket administration du vill hantera själv.

Om du bildar ett nytt aktiebolag registreras bolaget hos Bolagsverket. Enligt Verksamt kostar det 2 400 kronor att registrera ett aktiebolag via e-tjänsten och 2 700 kronor om du använder blankett. Registreringar hos Skatteverket, exempelvis ansökan om F-skatt samt registrering för moms och som arbetsgivare, är däremot kostnadsfria.

Aktiekapitalet är inte en vanlig kostnad

För att starta ett privat aktiebolag krävs minst 25 000 kronor i aktiekapital. Det är lätt att lägga detta belopp ovanpå övriga startkostnader och tänka att pengarna är förbrukade, men så fungerar det inte.

Aktiekapitalet tillhör bolaget och kan, när bolaget väl är registrerat, användas i verksamheten. Pengarna kan exempelvis användas för inköp som företaget behöver. Samtidigt finns regler kring bolagets egna kapital som gör att man inte utan vidare kan förbruka kapitalet hur som helst.

Det är därför mer rättvisande att se aktiekapitalet som kapital som förs in i företaget än som en avgift för att starta det. Den faktiska startbudgeten behöver däremot ta hänsyn till både kapitalbehovet och de riktiga kostnader som uppstår runt omkring.

Är kostnaden för att starta bolaget avdragsgill?

Här är det viktigt att skilja mellan kostnader för själva bildandet av aktiebolaget och kostnader som uppstår när verksamheten bedrivs.

Skatteverkets regler innebär att utgifter som avser själva bildandet av aktiebolaget inte automatiskt blir avdragsgilla kostnader för bolaget. Däremot kan många normala kostnader som behövs för att bedriva verksamheten vara avdragsgilla.

Det kan exempelvis handla om utgifter för bokföring, programvara, kontorsmaterial och andra tjänster som har en tydlig koppling till verksamheten.

Den grundläggande principen är att kostnaden ska höra till företagets verksamhet och inte vara en privat utgift. Skattereglerna kan dock skilja sig mellan olika typer av kostnader, så det är klokt att kontrollera vad som gäller när beloppen är större eller kostnaden är ovanlig. Skatteverket har mer information i sitt avdragslexikon för företag.

Bokföring är en kostnad många underskattar

Alla aktiebolag är bokföringsskyldiga. För ett mycket litet bolag behöver bokföringen inte bli särskilt dyr, framför allt om ägaren gör mycket av arbetet själv. Men helt gratis är det sällan.

Du kan behöva ett bokföringsprogram och eventuellt hjälp med bokslut, årsredovisning och löpande redovisning. Har företaget många transaktioner, anställda eller mer komplicerad verksamhet kan kostnaden snabbt bli högre.

Den som vill hålla nere utgifterna bör därför fundera på vilka funktioner som faktiskt behövs innan ett system väljs. Ta en titt på vår genomgång av hur man väljer rätt bokföringsprogram. Utgifter för hjälp med företagets bokföring och årsbokslut kan normalt dras av när de avser verksamheten.

Bank och betalningar kan ge löpande avgifter

Ett nytt aktiebolag behöver i praktiken också banktjänster. Företagskonto, bankkort, bankgiro och betalningslösningar kan innebära både fasta års- eller månadsavgifter och avgifter per transaktion.

För ett företag som tar emot många kortbetalningar eller säljer på nätet kan själva betalningslösningen bli en kostnad som är värd att räkna noggrant på. Skillnaden mellan olika leverantörer kan verka liten när man tittar på en enskild betalning. På ett helt år kan däremot procentuella transaktionsavgifter få märkbar betydelse för marginalen.

Webbplats, program och digitala tjänster

Många nya företag behöver relativt lite fysisk utrustning men desto fler digitala tjänster. Domännamn, webbhotell, e-post, molnlagring, faktureringssystem, designprogram, projekthantering och andra abonnemang kostar kanske bara någon hundralapp var i månaden. Tillsammans kan de ändå bli en betydande årlig utgift.

Om tjänsterna används för verksamheten är de normalt lättare att motivera som företagskostnader än tjänster som också huvudsakligen används privat. Det är en bra idé att gå igenom alla abonnemang åtminstone en gång om året. Små automatiska betalningar är annars lätta att glömma bort.

Glöm inte försäkringar

Vilka försäkringar ett företag behöver varierar kraftigt beroende på verksamheten. Ett konsultföretag har andra risker än ett byggföretag eller en butik. Företagsförsäkring, ansvarsförsäkring och försäkring för utrustning är några exempel på kostnader som kan bli aktuella.

Det kan kännas lockande att vänta med försäkringar när företaget är nytt och varje krona räknas. Samtidigt kan en större skada eller tvist bli betydligt dyrare än den löpande premien.

Moms påverkar också den verkliga kostnaden

När företaget köper varor och tjänster till momspliktig verksamhet finns det ofta möjlighet att dra av den ingående momsen. Det betyder att företagets verkliga kostnad inte alltid motsvarar fakturans totalbelopp inklusive moms.

Men avdragsrätten för moms gäller inte automatiskt för alla inköp. Det finns både undantag och begränsningar, och inköpet måste ha koppling till verksamheten. Det är därför viktigt att inte bara fråga om en kostnad är avdragsgill vid beräkningen av företagets resultat. Momsavdrag och kostnadsavdrag är två olika frågor.

Gör en startbudget innan pengarna börjar rulla ut

Ett aktiebolag behöver alltså mer än 25 000 kronor i aktiekapital för att få en bra start. Hur mycket mer beror helt på verksamheten. En konsult som arbetar hemifrån kan komma igång med ganska små kostnader. Ett företag som behöver lokal, lager, fordon eller anställda kan behöva betydligt mer kapital.

En enkel startbudget kan exempelvis innehålla:

• Registrering och andra startkostnader
• Banktjänster
• Bokföring och redovisning
• Försäkringar
• Datorer och annan utrustning
• Webbplats och digitala tjänster
• Marknadsföring
• Lokal och eventuellt lager
• Löner och arbetsgivaravgifter
• En buffert för de första månaderna

Det sistnämnda är särskilt viktigt. Ett företag kan ha goda framtidsutsikter men ändå få problem om utgifterna kommer flera månader innan intäkterna.

Kostnad och avdrag är inte samma sak

När du planerar att starta aktiebolag bör du alltså inte bara fråga vad starten kostar. Det är minst lika viktigt att förstå vad pengarna används till.

Aktiekapitalet är exempelvis inte en förbrukad startavgift, medan registreringsavgifter och olika administrativa tjänster faktiskt innebär att pengar lämnar bolaget eller ägaren. Samtidigt är inte alla utgifter skattemässigt avdragsgilla bara för att de har uppstått i samband med företagsstarten.

En genomtänkt budget där du skiljer mellan aktiekapital, startkostnader, löpande kostnader och avdragsgilla utgifter ger därför en betydligt bättre bild av vad det faktiskt kostar att komma igång med ett nytt aktiebolag.