Rätt verktyg – bättre beslut

En av de svåraste faserna att komma ur är när ett företag ska gå från startup till ordentlig organisation, är att all kunskap måste gå från en persons vision till flera personer som ska förverkliga visionen. Allt från idéer till pitchar, till processer och kontrakt behöver på endera sättet dokumenteras för att alla ska kunna göra sina jobb optimalt. Dokumentering kan även involvera initial bokföring, rapportering och databaser. Med Office-paketet i grunden kan systemet sedan kombineras med ett antal andra program för mer avancerade funktioner.

Basfunktioner och kommunikation

De flesta har nog använt både Word och PowerPoint någon gång på jobbet eller i skolan. Fördelen med att hela företaget använder det är dels att flera kan arbeta på samma dokument obehindrat, samtidigt som företaget kan säkra att information inte delas utanför företaget. Möjligheten att dela mallar är näst intill obegränsad och att direkt kunna skriva, eller skissa, i samma dokument både besparar och underlättar kommunikation internt så väl som externt.

Erfarenheter och best-practices är också något som snabbare och enklare kan spridas bland kollegor med synkad dokumenthantering. Chatt- och telefonifunktionen i Teams gör dessutom direkt kommunikation mellan individer, eller grupper, extremt smidig då även dokument, e-post och kalendrar kan synkas samman via Outlook och bespara massa tid i möten.

Datahantering och operativsystem

Ett företags skalbarhet står och faller mer eller mindre med hur oberoende och smidigt dess operativa processer fungerar. Ett första steg är att dokumentera vad som görs, så oavsett vem som gör det i framtiden kan de snabbt och enkelt göra samma sak. Även användande av AI, bottar eller annan automatisering behöver i grunden ett dokumenterat flödesschema att utgå ifrån.

Vartefter ett företag, eller projekt, växer samlar det sen på sig mer och mer data. Data i sin tur behöver kunna överskådas, uppdateras och användas. För detta finns Excel för uträkningar, kalkyler, fakturaunderlag osv och för databaser Access. Vad som gör det extra smidigt är att alla etablerade CRM- och CMS-system kan integreras med dessa två program, vilket gör upp- och nedladdningar extremt enkelt, samt möjliggör backuplösningar hur smidigt som helst.

Optimera projektledning och beslutsfattande

Genom att ha all data och kommunikation i samma integrerade system kan rapporter dras snabbare och beslut tas på bättre grunder. Metoder som Six Sigma fungerar utmärkt att kalkylera med Office-paketet och ska något visas offentligt finns även Publisher för snygga grafer, bilder och PDF:er av alla de slag.

Med bara några klick kan Excel ta fram matematiska uträkningar som talar om ifall en trend är grundad eller inte, eller var en process verkligen brister, så det inte läggs tid och pengar på fel åtgärd. Snabbare och bättre grundade beslut med andra ord, vilket gynnar både projekts framgång så väl som beslutsfattande på alla nivåer.